Isikliku auto kasutamine ettevõtluses – kuidas maksta maksuvaba sõiduhüvitist?
Paljud väikeettevõtjad kasutavad igapäevases töös oma isiklikku autot. Enne ettevõtte nimele auto ostmist tasub hinnata, kas see on tegelikult vajalik või piisab isikliku auto kasutamisest ettevõtlusega seotud sõitudeks.
Mõnel juhul võib isikliku auto kasutamine olla lihtsam ja maksude mõttes soodsam lahendus kui ettevõtte sõiduauto pidamine. Samas tuleb järgida kindlaid reegleid, sest maksuvaba hüvitise maksmine eeldab korrektset arvestust ja deklareerimist.
Millal võib ettevõte maksta maksuvaba sõiduhüvitist?
Kui töötaja või juhatuse liige kasutab ettevõtlusega seotud sõitudeks isiklikku sõiduautot, võib ettevõte maksta sõiduhüvitist maksuvabalt seaduses sätestatud tingimustel.
Hüvitise maksmise eelduseks on, et ettevõtlusega seotud sõidud on dokumenteeritud ning nende kohta peetakse arvestust.
Sõidupäeviku pidamine
Maksuvaba sõiduhüvitise maksmise eelduseks on korrektne arvestus ettevõtlusega seotud sõitude üle.
Sõidupäevikut võib pidada Excelis, ettevõtte raamatupidamistarkvaras või spetsiaalses mobiilirakenduses. Tänapäeval on olemas ka GPS-põhised lahendused, mis võimaldavad sõite automaatselt salvestada ning töö- ja erasõite eristada.
Sõidupäevikust peaks nähtuma vähemalt:
Oluline ei ole kasutatav tarkvara, vaid see, et ettevõtlusega seotud sõidud oleksid vajadusel tõendatavad.
Aga võib kasutada ka veebipõhised lahendusi, millest levinumad on:
Driversnote, TripLog ja MileIQ on rahvusvahelised sõidupäeviku rakendused, mitte Eesti-spetsiifilised lahendused. Samas sobivad need Eesti ettevõtjale täiesti hästi, sest Maksu- ja Tolliamet ei nõua konkreetset tarkvara.
Kui suurt hüvitist võib maksta?
Praegu kehtivate reeglite järgi võib ettevõte maksta maksuvabalt hüvitist kuni 0,50 eurot ettevõtlusega seotud kilomeetri kohta ja kuni 550 eurot kalendrikuus ühe tööandja kohta.
Maksuvabalt saab hüvitada ainult ettevõtlusega seotud sõidud. Kui seaduses sätestatud piirmäärad ületatakse, muutub ületav osa maksustatavaks.
Kas sama auto eest võib hüvitist maksta mitu ettevõtet?
Jah, võib.
Kui isik kasutab sama isiklikku sõiduautot mitme ettevõtte tegevusega seotud sõitudeks, võib iga ettevõte hüvitada oma ettevõtlusega seotud sõidud eraldi. Oluline on, et iga ettevõtte jaoks oleks võimalik tõendada, millised sõidud olid seotud just selle ettevõtte tegevusega.
Näiteks võib ettevõtja olla samaaegselt mitme ettevõtte juhatuse liige ning kasutada kõigi ettevõtete tegevusega seotud kohtumisteks ja töösõitudeks ühte isiklikku autot. Sellisel juhul võib iga ettevõte hüvitada oma ettevõtlusega seotud sõidud vastavalt peetud sõidupäevikule.
Oluline on, et sama sõitu ei hüvitataks mitmekordselt ning sõidupäevikust oleks võimalik selgelt eristada, millise ettevõtte tegevusega konkreetne sõit seotud oli.
Maksuvaba hüvitise piirmäär ei ole seotud autoga, vaid hüvitist maksva ettevõttega. Seetõttu võib sama auto kasutamisel tekkida õigus saada maksuvaba sõiduhüvitist mitmest ettevõttest, kui kõik hüvitatavad sõidud on tegelikult tehtud ettevõtluse eesmärgil.
Milliseid kulusid ettevõte ei hüvita?
Isikliku auto kasutamise puhul ei esita töötaja ega juhatuse liige ettevõttele auto kasutamisega seotud kuluarveid. Ettevõte ei hüvita eraldi kütust, kindlustust, hooldusi, remondikulusid, rehve, liisingumakseid, auto ostukulu ega muid tavapäraseid autoga seotud kulusid.
Maksuvaba sõiduhüvitis on mõeldud katma kõik auto tavapärase kasutamisega seotud kulud ning hüvitamine toimub üksnes ettevõtlusega seotud sõitude alusel arvestatud kilometraaži järgi.
Erandina võib ettevõte hüvitada tööülesannete täitmisel tekkinud parkimistasud, kui need on ettevõtlusega seotud ja dokumentaalselt tõendatud.
Kuidas hüvitist deklareeritakse?
Maksuvaba sõiduhüvitise maksmiseks peab ettevõttel olema ettevõtte otsus või kord hüvitise maksmiseks, sõidupäevik ettevõtlusega seotud sõitude kohta ning dokument, mis tõendab isiku õigust autot kasutada.
Makstud hüvitised tuleb Maksu- ja Tolliametile deklareerida deklaratsioonil INF 14, mis esitatakse järgneva aasta 1. veebruariks.
Kui hüvitist makstakse üle seaduses lubatud piirmäärade või nõuetele mittevastavalt, tuleb maksustatav osa deklareerida TSD lisal 4 ning tasuda vastavad maksud.
Millal võib isiklik auto olla mõistlikum kui ettevõtte auto?
Isikliku auto kasutamine võib olla mõistlik lahendus juhul, kui ettevõtlusega seotud sõite tehakse harva, erasõitude osakaal on suur, ettevõte soovib vältida erisoodustuse arvestust või auto kasutatakse peamiselt isiklikeks vajadusteks.
Kui aga ettevõtlusega seotud läbisõit on suur ning autot kasutatakse peamiselt tööülesannete täitmiseks, võib ettevõtte omandis olev sõiduauto olla mõistlikum lahendus.
Enne otsuse tegemist tasub hinnata kogu pilti – ettevõtlusega seotud sõitude mahtu, erasõitude osakaalu, võimalikke maksusoodustusi ning tulevast halduskoormust. Nii on võimalik valida lahendus, mis vastab kõige paremini ettevõtte tegelikule kasutusvajadusele.